Wymagania dzisiejszego biznesu wywołują istotny wpływ na rozwój systemów informatycznych. Wśród przyczyn powyższego stanu rzeczy wskazać należy m. in. konieczność przyspieszenia procedur i formalności, stanowiących nieodłączny element obrotu gospodarczego. Jednym z rozwiązań skracających czas obrotu umowami, dokumentami handlowymi i rozliczeniowymi jest Electronic Data Intercharge („EDI”). Co istotne, polskie przepisy podatkowe niejako promują wymianę faktur za pośrednictwem EDI.
EDI czyli co?
EDI, czyli Electronic Data Interchange jest systemem elektronicznej wymiany danych, umożliwiającym wymianę umów, zamówień, dokumentów handlowych i rozliczeniowych oraz listów przewozowych. Wymiana ta dokonywana jest w formie komunikatu elektronicznego przesyłanego bezpośrednio pomiędzy systemami informatycznymi stron transakcji, identyfikowanymi za pomocą Globalnego Numeru Lokalizacyjnego.
GLN jako warunek efektywności EDI
Jak wskazane zostało powyżej, ustalenie tożsamości stron transakcji realizowanej z wykorzystaniem EDI następuje w oparciu o tzw. Globalny Numer Lokalizacyjny („GLN”). Jest to trzynastoznakowy ciąg cyfr, służący do identyfikacji podmiotów, jako uczestników obrotu gospodarczego. GLN stanowi klucz dostępu do danych o drugiej stronie transakcji, takich jak np.: adres siedziby, NIP, REGON oraz numer wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym.
EDI promowany przez VatU
W mojej ocenie wymiana faktur VAT za pośrednictwem systemu EDI jest dopuszczalna na gruncie polskich przepisów podatkowych. W pierwszej kolejności zauważyć należy, iż faktury przekazane za pomocą systemu EDI stanowią faktury elektroniczne. W myśl art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług („VatU”), podatnik może posługiwać się fakturą elektroniczną, o ile stosowanie tego rozwiązania zostało zaakceptowane przez drugą stronę transakcji. Akceptacja taka może zostać wyrażona w treści umowy określającej prawa i obowiązki stron fakturowanej transakcji albo w formie odrębnego oświadczenia woli złożonego podatnikowi przez nabywcę towarów lub usług w ramach transakcji.
Po drugie, jak wynika z treści art. 106g ust. 3 VatU, obowiązkiem podmiotu wystawiającego fakturę w formie elektronicznej jest jej przekazanie właściwemu odbiorcy oraz zachowanie egzemplarza wystawionej faktury elektronicznej w swojej dokumentacji.
Po trzecie, obowiązkiem podatnika wystawiającego faktury – w tym elektroniczne – jest zapewnienie autentyczności ich pochodzenia, integralności jej treści oraz czytelności (vide: art. 106m ust. 1 VatU). Autentyczność pochodzenia danej faktury występuje w sytuacji, gdy zapewnia ona jej odbiorcę o tożsamości dokonującego czynności opodatkowanej albo wystawcy faktury. Warunek integralności treści faktury spełniony jest z kolei w sytuacji, gdy w fakturze nie zmieniono danych, stanowiących jej element obligatoryjny, zaś czytelności – gdy można odczytać dane w niej zawarte.
Co istotne, realizację trzech powyższych warunków zapewnia właśnie EDI, a ściślej – wymiana faktur za pomocą tego systemu. Wynika to wprost z treści art. 106m ust. 5 pkt 2 VatU, w myśl którego autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania EDI.
